Membantu universitas mengelola jurnal ilmiah untuk keperluan akreditasi maupun peningkatan kualitas universitas secara keseluruhan dengan memanfaatkan teknologi yang paling efektif dalam menangani setiap tahap pengelolaan jurnal:
1. Pengelolaan proses kerja dengan mitra bestari dan redaksi
2. Desain dan produksi pracetak sesuai ketentuan Dikti maupun internasional
3. Pencetakan menggunakan teknologi mutakhir untuk tiras terbatas
4. Distribusi yang dilengkapi dengan tanda terima dari pelanggan
5. Penerbitan secara online sesuai ketentuan internasional
Konsep Strategis Pencarian Naskah dan Pengelolaan Online
Masalah terbesar yang dihadapi jurnal ilmiah adalah mencari naskah yang baik dan dalam jumlah yang memadai. Apabila hanya mencari naskah di dalam negeri (apalagi bila hanya dalam institusi sendiri), akan sangat sulit (sebab setiap universitas juga membuat jurnal) dan penilaian dari Dikti akan terbatas. Untuk itu tim akan menyediakan fasilitas online submission system yang memungkinkan jurnal menerima naskah dari mancanegara melalui situs web.
Mengingat bahwa sementara ini electronic journal belum merupakan kriteria dalam menilai mutu suatu jurnal di Indonesia, maka sistem pengelolaan jurnal elektronik tidak harus berlanjut sampai ke electronic journal hosting, tetapi hal ini tetap dianjurkan untuk mendapatkan paparan secara internasional serta mendapatkan sitasi dari mancanegara yang justru akan mendapat credit point dari Dikti. Baik online submission system maupun electronic journal hosting akan dikelola oleh tim dengan tenaga khusus yang menguasai teknologi pemrograman dan apabila diperlukan pengetahuan ini dapat dialihkan ke staf universitas atau jurnal yang bersangkutan.
Butir-butir Pengelolaan Jurnal Ilmiah Secara Online
1. Pengelolaan Proses Kerja dengan Mitra Bestari dan Redaksi
Salah satu persyaratan agar dapat menarik artikel-artikel ilmiah dari luar lingkungan universitas sendiri serta luar negeri adalah resposifnya redaksi jurnal terhadap para pengirim naskah. Pengirim naskah akan sangat menghargai apabila status naskahnya dapat diketahui setiap saat: apakah masih dalam proses penelaahan oleh mitra bestari, sudah diterima atau ditolak atau perlu diperbaiki, sudah disunting atau sudah ada di bagian pracetak, serta akan diterbitkan di volume dan nomor berapa. Menggunakan online submission system hal-hal di atas dapat dilakukan secara otomatis akan sangat mengurangi kesalahan manusia.
Tim akan bekerja sama dengan redaksi setiap jurnal untuk mendaftarkan alamat dan email setiap mitra bestari dan redaksi yang ada, lalu mempromosikan jurnal ke calon mitra bestari, redaksi tamu, dan penulis di seluruh dunia, menjadikan siding redaksi dengan segera bertaraf internasional. Pengelolaan naskah, komunikasi dengan penulis, komunikasi dengan mitra bestari, serta komunikasi dengan penyunting akan dilaksanakan oleh tim bekerja sama erat dengan dewan redaksi jurnal yang bersangkutan. Semuanya dilakukan secara elektronik. Apabila diperlukan keterampilan pengelolaan jurnal secara elektronik ini dapat dialihkan ke staf administrasi jurnal yang bersangkutan.
2. Desain dan Produksi Pracetak sesuai Ketentuan Dikti maupun Internasional
Dianjurkan agar pelaksanaan kedua proses di atas dilakukan beberapa bulan sebelum edisi pertama volume berikutnya terbit, sebab perbaikan desain paling baik dilakukan mulai volume baru.
Rancangan sampul dan halaman ini akan disajikan untuk disetujui oleh tim redaksi jurnal yang bersangkutan. Ada beberapa kaidah tidak tertulis (yang didapat dari pengalaman) untuk menghasilkan desain yang sesuai untuk jurnal ilmiah, baik untuk rancangan sampul maupun halaman ini.
Template desain sampul dan isi yang baru akan disediakan untuk bagian produksi jurnal yang bersangkutan, namun apabila diperlukan proses pracetak dapat dilakukan oleh Tim Graha Ilmu.
3. Pencetakan Menggunakan Teknologi Mutakhir untuk Tiras Terbatas
Persyaratan tiras untuk suatu jurnal agar dapat dipertimbangkan untuk akreditasi adalah paling sedikit 300 eksemplar. Dengan tiras terbatas ini akan ditemui kesulitan mendapatkan mutu yang disyaratkan pula oleh Dikti. Untuk itu Tim Graha Ilmu sudah menyediakan solusinya, yang memenuhi syarat mutu namun dengan biaya yang terjangkau.
Proses cetak akan dilakukan menggunakan teknologi mutakhir digital printing yang akan menghasilkan mutu cetak yang tajam namun dengan harga yang sangat terjangkau pada tiras antara 300 sampai 500 eksemplar.
Apabila tiras yang diperlukan meningkat di atas 500 eksemplar, harga per eksemplar menggunakan digital printing akan disesuaikan agar tetap bersaing dengan mini offset, namun untuk tiras yang lebih tinggi lagi akan digunakan mini offset.
Penjilidan akan dilakukan dengan seksama agar setiap nomor dalam volume yang sama akan sama tingginya; demikian pula dengan posisi teks punggung dan homogenitas warna dalam volume yang sama.
4. Distribusi yang Dilengkapi dengan Tanda Terima dari Pelanggan
Salah satu persyaratan dari Dikti adalah adanya bukti bahwa jurnal sudah diterima baik oleh pelanggan. Untuk itu Tim Graha Ilmu akan mendistribusikan jurnal ke setiap pelanggan dan mendapatkan tanda terima dari pelanggan yang bersangkutan untuk keperluan verfikasi oleh Dikti.
Penerbit Graha Ilmu mempunyai perwakilan di hampir semua kota besar di Indonesia, khususnya di kota-kota tempat terdapatnya universitas-universitas ternama. Sementara ini perwakilan Graha Ilmu terdapat di Medan, Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Jember, Denpasar dan Makassar.
Apabila diperlukan, Tim Graha Ilmu dapat pula mengelola pemasaran jurnal cetak maupun versi elektroniknya, namun untuk kepentingan keterpaparan secara internasional serta mendapatkan sitasi dari penulis mancanegara, dianjurkan agar jurnal elektronik disediakan gratis di Internet.
5. Penerbitan Secara Online Sesuai Ketentuan Internasional
Penerbit Graha Ilmu menyediakan platform penerbitan jurnal ilmiah secara online dengan mengikuti prinsip-prinsip yang digunakan secara internasional yang memungkinkan jurnal yang diterbitkan dapat didapati apabila dicari dengan search engine (Google Scholar maupun lainnya) maupun melalui metadata harverster.
Pembiayaan Pengelolaan Jurnal Ilmiah Secara Online
Pembiayaan pengelolaan jurnal ilmiah secara online pada dasarnya adalah butir (1) dan/atau (5) di atas, yaitu:
- Pengelolaan Proses Kerja dengan Mitra Bestari dan Redaksi
- Penerbitan Secara Online Sesuai Ketentuan Internasional
Fakultas/pengelola jurnal dapat memilih salah satu atau kedua butir di atas, adapun butir-butir lain bersifat tambahan dan tidak harus diikutsertakan dan apabila diperlukan akan dibuatkan penawaran tersendiri.
Oleh: Kosasih Iskandarsjah
Makalah ini disampaikan dalam pertemuan terbatas dengan para pengelola jurnal di lingkungan Universitas Negeri Malang (UM) pada tanggal 2 Juni 2008.
