Pangkalan data dalam arti luas merupakan suatu system pengelolaan rekod dokumen yang berisi informasi bibliografis, abstrak maupun artikel lengkap, baik secara manual maupun otomasi dengan menggunakan komputer. Pangkalan data berfungsi menghimpun data dan memelihara informasi. Definisi lain dari pangkalan data adalah suatu koleksi data yang terorganisir yang disimpan dan saling berelasi sedemikian rupa sehingga dapat diakses dengan mudah oleh lebih dari seorang pengguna (user-friendly) (Chowdurry 1999).
Pangkalan data didesain untuk menghindari duplikasi data sehingga memudahkan pengguna dalam menelusur informasi yang dibutuhkan. Sifat utama pangkalan data antara lain adalah: (1) terintegrasi dengan aplikasi yang berbeda, (2) menghilangkan atau mengurangi duplikasi data, (3) meningkatkan independensi data, (4) memungkinkan terjadinya pembagian akses, dan (5) menyediakan fasilitas pengendalian terpusat dalam pengawasan akses dan keamanan pemanfaatan informasi.
Evaluasi bertujuan untuk menilai sejauh mana system dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Empat tujuan evaluasi sistem adalah: (1) membandingkan dua system atau lebih, (2) mengidentifikasi keberhasilan atau kegagalan suatu sistem, (3) mengeksplorasi teknik peningkatan efektivitas kegiatan, dan (4) memperbaiki sistem berdasarkan temuan yang diperoleh.
Evaluasi dapat dilakukan melalui dua pendekatan yang berbeda, yaitu pendekatan manajemen dan pendekatan pengguna. Berdasarkan pendekatan manajemen, identifikasi dilakukan berdasarkan performa (kinerja) dan biaya, sedangkan pendekatan pengguna didasarkan pada besarnya upaya pengguna dalam memperoleh informasi dan waktu yang digunakan.
Kriteria lain yang dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem (Chowdurry 1999) adalah:
1. Perolehan (recall), yaitu kemampuan sistem untuk menampilkan semua hasil pencarian yang sesuai. Nilai perolehan dihitung dengan rumus sebagai berikut:
Ketepatan = Jumlah artikel yang relevan (sesuai)/ Jumlah artikel yang terpanggil x 100%
2. Ketepatan sistem untuk menampilkan semua hasil pencarian yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Nilai ketepatan diperoleh dengan rumus sebagai berikut:
Perolehan = Jumlah artikel yang terpanggil/ Jumlah artikel dalam koleksi x 100%
Ketepatan dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bahasa pengindeksan, formulasi query yang dibuat, dan strategi penelusuran.
3. Waktu tanggap (time lag), yakni waktu yang dibutuhkan sistem untuk menjawab query setelah pengguna memasukkan query ke dalam sistem. Waktu tanggap dipengaruhi oleh pengorganisasian dokumen yang disimpan, jenis query yang digunakan, lokasinya pada pusat informasi, ukuran koleksi, dan frekuensi penerimaan query.
4. Upaya (effort), yakni kegiatan pengguna dalam memperoleh jawaban atas pencarian yang diminta. Upaya dipengaruhi oleh aksesibilitas sistem, ketersediaan panduan sistem, volume rekod yang dicari, dan fasilitas interaksi dengan sistem.
5. Bentuk yang diinginkan pengguna (form of presentation), baik jenis alat untuk menampilkan, apakah ke monitor, file atau kepada kertas, maupun hasil yang diinginkan, apakah dalam bentuk bibliografi, abstrak atau artikel lengkap.
6. Cakupan koleksi (coverage of collection). Cakupan ini dipengaruhi oleh jenis alat input serta jenis dan ukuran alat penyimpan data, kedalaman analisis subjek, permintaan pengguna, wilayah subjek inti, dan bentuk fisik dokumen.
Oleh: Eka Kusmayadi, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
